Protocolo Videoconferencia

Antes de presentar el protocolo que se necesita para una videoconferencia, brindamos el significado del tema a tratar:

Es un recurso didáctico que permite establecer una comunicación entre puntos distantes tanto a través de imagen como de audio, en forma bidireccional. Con el uso adecuado de este medio la interacción es real, productiva y eficaz, es de gran valor para la educación tanto formal como continua.

RECOMENDACIONES

Buscar un espacio adecuado, no muy pequeño donde puedan estar cómodos los invitados y en donde se pueda mover las cámaras o la cámara.

Tratar de si van a estar sentados en escritorio que no queden muy pegados entre ellos, y si van a estar en sillas individuales que tengan espacio suficiente.

No colocar a los invitados y la mesa pegada a la pared, este hace que el espacio se vea más reducido. Despegarlos de la pared lo más que se pueda, en caso de no poder moverse, iluminar la pared para dar la sensación de estar más lejos.

Cuando se usen elementos decorativos, tratar de no colocarlos detrás de las cabezas de los invitados (banderas, escudos, entre otros), buscar un espacio adecuado en el que se vea un encuadre sin los personajes tapándolos.

No colocar a los personajes delante de paredes blancas o azules claras, en lo posible crear un ambiente estéticamente agradable.

Frente al sonido, mirar la posibilidad de que cada invitado tenga su micrófono de solapa, en caso de que no se pueda, colocar dos o más micrófonos de tal forma que los invitados tengan uno cercano y no se deba pasar el micrófono por encima de ellos.

Si se va a usar un micrófono de mano sin pedestal, el invitado no se debe tapar la cara con el micrófono, este debe estar debajo de la barbilla.

Buscar alternativas de bakins para evitar siempre el mismo elemento. Ser creativos.

PRESENTACIÓNEXPRESIÓN ORAL Y CORPORAL

La comunicación oral, es pues, el proceso por el cual una comunidad humana dada produce y reproduce todo el sistema de vida que la caracteriza e identifica, el cual hace parte de la cultura.

Esta comunicación es social, ya que exige por sus características: uso de cierto lenguaje, símbolos, comportamientos corporales y terminologías, una apropiación del común de la gente para lograr su objetivo: que se entienda el mensaje.

De allí que el solo lenguaje, en muchas ocasiones no diga nada, necesita de iguales códigos de comunicación para expresar.

ELEMENTOS DE LA EXPRESIÓN ORAL Y CORPORAL:

En el aspecto intelectual:

Vocabulario: variado, adecuado, coloquial, rico en imágenes.

Claridad: saber donde se está y para donde se va.

Concreción: decir lo necesario, con ideas concretas.

Concisión: evitar dar rodeos, ir directo al tema con las ideas necesarias

Calidez: capacidad de comunicar con cercanía al perceptor.

Orientación: tener un hilo conductor que especifique un comienzo, un desarrollo y un final.

Apersonamiento: capacidad de manejo y de conocimiento del tema, manejarlo con seguridad.

Frente a la actuación: Relación tema: manejo del tema, hacerlo suyo, conocerlo.

Oyente: conocimiento del público al que se dirige.

Plan: organizar un esquema de lo que se va a decir pensar en el comienzo, en el desarrollo y en el final.

Ritmo general: el cómo lo voy a decir, con que estilo.

Destreza: capacidad de manejar el tema, de improvisar si es el caso, de defenderse ante problemas.


REGISTROS VISUALES

Mirada: el uso de la mirada está determinado por la cantidad de público, si se está frente al televidente, se debe mirar directamente a la pantalla como si se hablara con él, si se está con otros personajes en estudio (entrevista) se debe alternar la mirada entre el entrevistador o entrevistado y la cámara, así se cubrirá con ambos públicos: el presente y el televidente. El no mirar a cámara aísla al televidente de la comunicación.

Cara: la cara debe estar en un estado de armonía, muy natural, esto le permitirá al televidente sentirse cómodo con lo que se le está diciendo, en algunos casos, si el programa lo permite se puede sonreír, de igual forma, si el tema y el texto lo exige, se puede estar serio. Sin embargo, la forma ideal es armoniosa.

Manos: es un elemento más en la comunicación oral y corporal, ellas complementan lo que se dice, su manejo debe ser natural, ni demasiado ni muy poco, cuando se utilizan demasiado distraen al televidente y cuando no se usan lo incomodan. Es preferible sino acompañan lo que se dice, que estén quietas a los costados.

Cuerpo: hay que tener consciencia del uso del cuerpo, su manejo debe ser adecuado y natural, se deben evitar las posturas, el estar inquieto y rígido. La mejor manera de hacerlo es saber que el televidente está mirando todo lo que se hace, así que se debe mostrar tranquilidad y seguridad del mismo.

Presentación: es el todo de lo que el televidente va a ver, allí se unen todos los elementos anteriores, mas aquello del aspecto físico de la apariencia personal. Para aparecer en televisión se debe conocer el tipo de programa, el público al que se dirige y el estilo que se quiere mostrar. Para ello es importante tener en cuenta:

• Conocimiento del ambiente: en cualquier presentación que se haga en televisión se requiere como primer paso conocer a quien le voy a hablar y en qué condiciones lo voy a hacer. Del ambiente donde se haga la presentación, depende el tipo de vestuario y el maquillaje, el lenguaje comunicacional y la expresión oral y corporal. Así que antes de cualquier cosa, entérese del ambiente y a partir de él, cree su presentación personal, su propio estilo.

• Aspecto exterior: limpio, natural, sin excesos, tranquilo, seguro, ordenado. En caso de que la persona sude excesivamente tener un pañuelo a la mano, cuidar que el vestuario esté bien acomodado y que el maquillaje no brille y este bien realizado.

• Vestuario: los colores en televisión dependen del tipo de luces y la resolución de las cámaras. Sin embargo, existen unos parámetros importantes a la hora de seleccionar que usar: los colores óptimos son los sólidos: azul, amarillo, verde, rosa, café, terracotas, entre otros. En algunos casos se pueden usar colores fuertes como el azul o el verde, pero se debe preguntar con anterioridad si se va a hacer croma y si se hace de qué color es para evitar el efecto fantasma.

No se debe usar telas de rallas, ni de bolas, ni estampados, ni brillantes, lo mejor para televisión son las telas lisas y de un solo tono.

El tipo de traje a usar, depende del tipo de programa, pregunte con anterioridad que programa es y a quien llega. Si es para jóvenes le permite un traje más informal.

• Maquillaje: es para corregir las irregularidades y los brillos de la piel. También depende del tipo de programa, pero en la mayoría de los casos lo que se busca es la naturalidad.
Para evitar los brillos se deben usar bases mates y polvos de acuerdo con los tipos de piel. No se deben usar tonos brillantes en las sombras y labiales, ni tampoco el maquillaje excesivo.
Los colores en las sombras dependen del tipo de piel, sin embargo los terracotas y los tonos piel son los más aconsejables.

CARACTERÍSTICAS AUDIOVISUALES

La Video Conferencia debe cumplir con unas características audiovisuales de calidad en la narración de la imagen y el sonido, igualmente debe responder a una intencionalidad y a unos parámetros visuales y auditivos.

ILUMINACIÓN

La iluminación es un elemento fundamental, ya que de ella depende que el personaje y los elementos que se graban queden en forma adecuada visualmente. Lo ideal en la iluminación es tener el triángulo luminoso, así: Luz de pelo, Persona y Luces Frontales.En los casos en que se cuente con recursos, se puede hacer una iluminación de detalle, resaltando algunos elementos y generando diferentes ambientes.

MOVIMIENTOS

El movimiento es un elemento que suma dinamismo y acción, sin embargo, mal utilizado se convierte en un enemigo para la videoconferencia. No se deben realizar movimientos bruscos, se deben hacer a una velocidad normal, la cámara debe ser segura y firme.

Para realizar adecuadamente una videoconferencia se necesita tener muy en cuenta los siguientes aspectos:

PLANEACION

Para este ítem es necesario disponer de:

Proyecto: definir los objetivos y los temas, determinado la orientación de la video conferencia, de allí que se trabaje el tema en general y los subtemas o asuntos concretos que se van a desglosar. Es fundamental elaborar una ficha de la video conferencia con los datos necesarios para su realización.

Duración: se debe partir del conocimiento de cuánto dura la video conferencia. En general oscilan entre 30 minutos y 1 hora. De esta manera se debe planear el tiempo de las intervenciones de los participantes, intervenciones máximo de 5 minutos por vez.

Moderador, Coordinador o Presentador: pensar en la persona más adecuada, tanto por su telegenia, como por su conocimiento del tema y de los participantes. También debe tener capacidad de improvisar si es el caso, de aportar al debate, de controlar el tiempo, de encarrilar el tema cuando se desvía y de resumir y concluir.

Participantes: definir con tiempo el número de personas que participarán, se debe tener un máximo de cuatro participantes en diferentes lugares, así pueden intervenir con dos o más ideas frente al tema. Esto sin contar con las preguntas y la interacción de las personas que están viendo la video conferencia.

Material Audiovisual: se deben conocer todas las posibilidades de las ayudas audiovisuales: proyector de opacos, proyector de acetatos, video, video proyector, computador, filminas y tablero. Una vez se conozcan sus posibilidades, se seleccionan los más adecuados para el tipo de video conferencia y el público y se prepara el material con el suficiente tiempo de antelación. En todos los casos la utilización de material audiovisual enriquece la videoconferencia, por lo tanto se debe contar mínimo con uno de estos elementos, utilizado en forma adecuada.

Estructura: determinar el orden de las intervenciones y del material audiovisual a utilizar, es importante en este aspecto tener en cuenta que los aportes de los participantes no deben recargar la video conferencia sino que se deben intercalar las intervenciones con las ayudas audiovisuales y de esta manera hacerla más agradable y didáctica.

Imprevistos: hay que tener en cuenta que algunas veces existen problemas técnicos y organizacionales, de allí que se deben tener alternativas por si se presentan fallas de este tipo.

MEDIOS SONOROS

Música: narra por sí misma, es una protagonista más pero no debe opacar al texto ni a la imagen. Refuerza la acción, la complementa, le da un ritmo, ubica al perceptor. La música debe pensarse en función del texto y la imagen, debe comunicar en la misma dirección, su uso responde a un significado. Se debe evitar utilizar la música como un estereotipo más: Video conferencia=música clásica, hay que superar los esquemas y buscar alternativas que aporten estilo y narración. Su uso es fundamental en la realización del programa.

Audio: corresponde en este caso a la voz en off o locución, se debe tener en cuenta el tipo de voz, el efecto que se quiere lograr, el tipo de programa, el público. No siempre un programa requiere de locución, pero una vez se determine esto, hay que escoger una voz adecuada, con un buen tono, clara y modulada. El que sea más seria o más natural, depende del tipo de programa que se realice y del público al que llegue. Las voces están también determinadas por el tema, de allí que una voz buena no necesariamente es válida para un tipo de programa, debido a la temática del mismo. No existe un modelo a seguir, lo importante es crear un estilo y seleccionar el tipo de voz de acuerdo con éste.

Teléfono: se utiliza generalmente con participación del público. Su función es permitir la interactividad, el público puede participar de la video conferencia a través de llamadas y dar su opinión sobre el tema a tratar. Su uso es válido en la medida que las preguntas o los aportes sean interesantes y acordes con el tema. Se debe realizar un control previo de los participantes y sus anotaciones, esto para evitar sorpresas y comentarios fuera de tono.

Cásete: se justifica en algunos casos en los que el personaje falleció y su testimonio es de relevancia histórica, igualmente si es una entrevista o una opinión de un personaje de trascendencia internacional, al cual sería imposible entrevistar, y que sus ideas son de gran valor para el tema del programa. Se debe buscar siempre la calidad técnica de la grabación, de tal forma que se escuche bien y aporte.